1. Objet et champ d’application
L’Institut du Cerveau («ICM») est une fondation privée reconnue d’utilité publique engagée dans le développement de la recherche scientifique et médicale. A travers son programme d’innovation et d’accélération NeurAL, l’ICM accompagne l’émergence de projets et start-up en neurosciences et favorise le transfert des découvertes vers des applications concrètes au service des patients. En qualité de responsable de traitement, l’ICM établit la présente politique de confidentialité afin d’informer les abonnés, contacts professionnels et utilisateurs des modalités de gestion de leurs données dans le cadre de sa base de contact NeurAL et de sa newsletter trimestrielle.
Dans le cadre de ses activités d’animation scientifique et de communication institutionnelle, l’Institut du cerveau attache une importance fondamentale au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles.
Les traitements de données personnelles décrits dans ce document sont mis en œuvre conformément au Règlement européen n° 2016/679/UE du 27 avril 2016 (« RGPD »), dans les conditions et avec les garanties communes exposées dans le présent document et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
2. Responsable de traitement et Déléguée à la protection des données
Les traitements décrits dans la présente politique sont mis en œuvre sous la responsabilité de l’Institut du Cerveau, situé à l’Hôpital de la Pitié-Salpêtrière, 47 boulevard de l’Hôpital, 75013 Paris.
Afin de veiller au respect des règles de protection des données et de garantir l’exercice effectif des droits des personnes, l’Institut du Cerveau a désigné une Déléguée à la Protection des Données (DPO).
L’équipe opérationnelle du programme NeurAL et la DPO peuvent être contactés directement pour toute question ou toute demande relatives aux données personnelles aux adresses électroniques suivantes : neural@icm-institute.ord et dpo@icm-institute.org
3. Finalités du traitement
Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :
– Gestion de la base de contacts professionnels NeurAL : Il vise à assurer le suivi
des relations institutionnelles avec les chercheurs, candidats à appels à projets,
partenaires de l’écosystème rencontrés lors d’événements ou dans le cadre du
réseau de l’ICM.
– Diffusion trimestrielle de la newsletter du Start-up Studio NeurAL : Ce traitement a pour finalité exclusive d’apporter aux abonnés une veille stratégique et un suivi des activités du programme (bilans R&D, avancées cliniques, levées de fonds, dépôts de brevets, indicateurs de performance, agenda et appels à projet). Cette communication s’inscrit dans une démarche exclusivement d’information scientifique et de valorisation, et vise à soutenir le développement de la recherche translationnelle, sans aucun démarchage ni sollicitation commerciale.
4. Base légale des traitements
Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de l’Institut du Cerveau et de NeurAL à promouvoir la recherche et l’innovation, et à maintenir une relation avec les personnes rencontrées dans le cadre de ses activités, à animer son réseau d’innovation et à entretenir des relations suivis avec les avec les acteurs du système. Vous disposez à tout moment d’un droit d’opposition à l’inscription à la Newsletter ou à la base de contact, sans avoir à vous justifier en nous contactant directement ou via le lien de désinscription présent dans chaque communication.
5. Nature, pertinence et proportionnalité des données collectées
Les données collectées, directement auprès de vous dans le respect des articles 13 et 14 du RGPD, sont :
– nom, prénom ;
– adresse e-mail (donnée obligatoire pour l’envoi de la newsletter) ;
– fonction professionnelle ;
– entreprise ou organisme de rattachement ;
– langue de communication souhaitée.
Il est également possible que NeurAL collecte indirectement, via le site internet, vos données de connexion : date, heure, adresse IP, identifiants techniques, logiciels et matériels, cookies. Leur durée de vie serait alors limitée à 13 mois.
6. Destinataires des données et sous-traitance
Les données à caractère personnel collectées sont destinées à l’usage exclusif des services internes et des équipes de NeurAL habilitées de l’Institut du Cerveau, en raison de leurs fonctions, à gérer la base de contact et l’envoi de la newsletter. Toutes les personnes ayant accès à ces données sont tenues par une obligation de confidentialité écrite et signée.
Pour la diffusion de ses communications (newsletter), l’ICM fait appel aux services de la société Sarbacane, prestataire spécialisé français agissant en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Ce sous-traitant intervient selon les instructions de l’ICM, dans le cadre d’un contrat garantissant la sécurité et la confidentialité de vos données.
7. Transfert de données hors Union européenne
L’ensemble des opérations de traitement, d’hébergement et de diffusion est réalisé sur le territoire de l’Union européenne. Aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne n’est réalisé dans le cadre de ces traitements.
8. Durée de conservation des données
Vos données sont conservées sous une forme permettant l’identification permettant une durée strictement nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Les données recueillies dans le cadre de la base de contact NeurAL et de la newsletter sont conservées pendant une durée maximum de 5 ans à compter de votre dernier contact actif avec l’ICM. À l’issue de ce délai, vos données sont effacées ou anonymisées.
Lorsqu’une personne exerce son droit de désinscription à l’envoi de la newsletter, son mail est immédiatement retiré des listes de diffusion actives.
9. Vos droits et modalités d’exercice
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants sur vos données :
– droit d’opposition, à tout moment et sans avoir à vous justifier, , à la réception de la newsletter ou au traitement de vos données à des fins d’animation du réseau ;
Chaque newsletter transmise contient un lien de désinscription permettant le retrait immédiat et simple de la liste de diffusion.
– droit d’accès, de communication, de rectification et de mise à jour de vos données ;
– droit à la limitation du traitement : demander le gel temporaire de l’utilisation de vos données dans les cas prévus par la loi ;
– droit à l’effacement de vos données ;
– droit d’opposition.
Pour exercer ces droits, notamment pour vous désinscrire, vous pouvez :
– Contacter l’équipe NeurAL directement à l’adresse suivante : neural@icm-institute.org ;
– ou utiliser le lien de désinscription présent en bas de chaque communication [insérer lien], qui vous permet de vous désabonner immédiatement et simplement de la newsletter.
Pour toute question relative à la protection des données et en cas de difficulté dans l’exercice de vos droits, vous pouvez également contacter la Déléguée à la Protection de Données de l’ICM:
– par mail : dpo@icm-institute.org ;
– par voie postale : DPO, Institut du Cerveau – Paris Brain Institute – Hôpital de la Pitié-Salpêtrière – 47 boulevard de l’Hôpital – 75013 Paris.
L’Institut du Cerveau s’engage à répondre aux demandes adressées par ces différentscanaux dans un délai de 30 jours.
Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :
– en ligne : https://www.cnil.fr/fr/webform/adresser-une-plainte
– par courrier : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.